Virtual office được xem là mô hình coworking space. Văn phòng ảo phát triển ở rất nhiều quốc gia tiên tiến trên thế giới gần hai thập kỷ và có mặt ở đất nước Việt Nam khoảng năm 2007 và phát triển mạnh mẽ khoảng 2 - 3 năm gần đây. Tuy nhiên hiện nay văn phòng ảo chưa có một hướng dẫn nào về mặt pháp lý nên tổ chức sử dụng virtual office ngoài pháp luật.
Nhu cầu hiện tại
Sau 20 năm rất thành công ở nhiều quốc gia, mô hình văn phòng ảo đã du nhập vào đất nước Việt Nam như một nhu cầu tất yếu trong tình hình chi phí thuê văn phòng quá cao như hiện tại. Mô hình này giúp cho nhiều tổ chức vừa và nhỏ, đơn vị cung cấp dịch vụ, đặc biệt một số đơn vị mới gia nhập thị trường tiết kiệm 70 – 80% giá thuê văn phòng cùng nhiều chi phí khác.
Do nắm bắt đúng nhu cầu của thị trường, mô hình văn phòng ảo đã phát triển nhanh chóng tại một số thành phố lớn như Thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Hà Nội, Đà Nẵng. Chỉ với một diện tích hơn 100m2 ở một vị trí trung tâm thành phố, vài trăm công ty có thể đặt địa chỉ và sử dụng dịch vụ virtual office.
Tuy nhiên, tính đến thời điểm hiện nay, hầu như chưa có khung pháp lý cơ bản nào cho mô hình virtual office. Chính vì vậy, bất cập đã xảy ra. Khi doanh nghiệp đến gặp các cơ quan chức năng làm thủ tục thì thường bị từ chối hay gây khó khăn. Một số đơn vị phản ánh, khi đăng ký địa chỉ văn phòng là virtual office, Sở KH-ĐT rất ngại cấp phép kinh doanh vì: “Chưa có quy định nào hướng dẫn cấp phép cho vài trăm tổ chức hoạt động trong cùng một văn phòng rộng vài trăm mét vuông”.
Nên cần một hành lang pháp lý
Đại diện Sở KH - ĐT Thành phố Hồ Chí Minh cho biết, đơn vị tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh chứ Sở KH - ĐT không thể kiểm tra xem địa chỉ đó có thật hay không, hình dáng trụ sở ra sao. Ngoài ra, Sở KH - ĐT cũng không có nguyên nhân để từ chối cấp giấy phép đối với nhiều tổ chức dùng địa chỉ văn phòng ảo, bởi lẽ Luật Doanh nghiệp không quy định một nơi thì được đặt nhiều nhất bao nhiêu trụ sở doanh nghiệp.
Tuy nhiên, vị đại diện này của Sở KH - ĐT cũng bày tỏ sự băn khoăn vì mô hình này chưa có quy định điều chỉnh, trong khi đó có thể gây ảnh hưởng lớn tới môi trường kinh doanh. Chuyên gia pháp luật kinh tế bày tỏ quan điểm, hiện việc thuê và cho thuê lại virtual office là đúng pháp luật.
Do đó, nếu cho rằng việc tồn tại mô hình virtual office sẽ gây trốn tránh thuế, mang lại tình trạng lợi dụng mua bán hóa đơn thì cơ quan quản lý phải chứng minh bằng số liệu thực tiễn. Nếu các bạn vì e ngại virtual office gây ra vấn đề trốn thuế mà từ đó siết quy định về trụ sở đối với mô hình văn phòng ảo thì Giải pháp văn phòng thông minh cho doanh nghiệp nhỏ, startup chưa đủ sức thuyết phục và có thể tác động đến nhiều doanh nhân chân chính.
Nơi làm việc “ảo” hay “thật” không quan trọng bằng việc tổ chức hoạt động ra sao. Do vậy, vấn đề trọng yếu là quản lý con người chứ không phải quản lý trụ sở. Một quy định mang tính chính thống ở Luật Doanh nghiệp cũng là điều cần thiết, vì nó gạt bỏ được những nghi ngại của cơ quan quản lý cũng như công ty cho văn phòng ảo được cho là khá mới mẻ trên. Điều đó hoàn toàn phù hợp với tinh thần cởi mở mà dự thảo Luật Doanh nghiệp sửa đổi đang hướng tới.