Chúng ta đều biết rằng mô hình dịch vụ văn phòng ảo sẽ giúp công ty tiết kiệm cho mình một khoản đáng kể về chi phí thuê văn phòng, phòng ốc, không gian làm việc. Bên cạnh đó, văn phòng ảo còn mang đến công ty bạn, nhất là các doanh nghiệp startup, SME nhiều tiện ích khác nữa. Ở bài viết này, Office168 - Đơn vị cho thuê văn phòng sẽ tổng hợp các tiện ích mà mô hình văn phòng ảo mang lại để bạn có thể chọn lựa cho mình các phương án hiệu quả cho việc phát triển kinh doanh của mình.
Định nghĩa văn phòng ảo?
Định nghĩa của Wiki về văn phòng ảo là: “loại hình văn phòng cung cấp các dịch vụ tiện ích văn phòng mà không cần đến diện tích thực tế”. Thường thường dịch vụ này sẽ được cung cấp bởi một đơn vị về mặt bằng hoặc bất động sản.
Những tiện ích văn phòng mà văn phòng ảo cung cấp là gì? Là những tiện ích để xử lý vấn đề của tổ hợp dịch vụ văn phòng một doanh nghiệp:
• Bộ phận lễ tân, bưu phẩm
• Thông tin đăng ký doanh nghiệp, địa điểm đăng ký kinh doanh…
• Những tiện ích đi kèm từ công ty cung cấp dịch vụ
Những lợi ích khi lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo
Tiết kiệm chi phí
Khi doanh nghiệp hoạt động ở thời gian đầu thường vật lộn với nhiều chi phí và có nhiều rủi ro. Khi đầu tư một văn phòng bạn phải tốn rất nhiều mức chi phí vào tài sản cố định như bàn ghế, đèn điện, máy nước nóng/lạnh hay hệ thống tỏa nhiệt,…. Các chi phí này tưởng chừng như không đáng kể nhưng khi cộng tất cả lại sẽ thành mức phí khổng lồ. Các công ty hàng đầu hiện nay ở TPHCM như Công ty Office168,... đều cung cấp những tiện ích kể trên.
Đối với vấn đề này, thuê văn phòng ảo còn xử lý được hơn cả mong đợi, trước hết, doanh nghiệp sẽ không phải tốn quá nhiều tiền bạc cho một văn phòng mới. Hơn thế nữa, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp còn được đặt tại các khu vực đắc địa, điều này làm tăng khả năng tiếp xúc được với đối tác, nguồn vốn và khách hàng.
Thuận lợi cho việc kinh doanh
Một công ty nhỏ muốn gây được dấu ấn với đối tác lớn ngay từ lần gặp mặt đầu tiên thì địa chỉ văn phòng là một vấn đề đáng chú ý. Nhưng nếu công ty sử dụng văn phòng ảo thì công ty đã có địa chỉ đáng tin cậy. Những đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thường đi kèm kinh doanh nơi làm việc và có vị trí đẹp. Nghĩa là, khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ được sở hữu vị trí, cũng như các dịch vụ đi kèm của nó. Khi gặp đối tác, doanh nghiệp có thể sử dụng những phòng họp sẵn có. Thế nên, văn phòng ảo giúp nâng tầm hình ảnh cho công ty, nhất là những doanh nghiệp thời kỳ đầu phát triển.
Với các công ty ở thời kỳ đầu phát triển, sử dụng văn phòng ảo không chỉ tiết kiệm chi phí; mà còn giúp quá trình đăng ký kinh doanh đơn giản hơn rất nhiều. Sử dụng dịch vụ này, trước hết người chủ công ty sẽ có địa điểm đăng ký kinh doanh thuận lợi, chuyên nghiệp và hạn chế chi phí nữa. Nếu so sánh với số tiền bỏ ra để thuê mặt bằng mới hoàn toàn. Hơn thế nữa, khi đăng ký sử dụng dịch vụ văn phòng ảo của Công ty Office168 - tại địa chỉ Tòa nhà168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM trong thời hạn một năm; Office168 sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình đăng ký thành lập doanh nghiệp.
Thông tin liên lạc ổn định
Lợi ích tiếp đến mà chúng tôi muốn đề cập đến chính là thông tin liên lạc. Bạn nghĩ sao nếu phải dành thời gian để tuyển dụng thêm nhân viên và chi phí để nhân sự sắp xếp các cuộc hẹn, người phải luôn trực ở lễ tân 24/24,…
Với văn phòng ảo, doanh nghiệp đã có sẵn đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện tận tâm, nhiệt tình và trách nhiệm. Tuy là văn phòng ảo nhưng công ty sở hữu thông tin liên hệ riêng cố định, số fax riêng và tủ đựng tài liệu, bưu phẩm,… Doanh nghiệp hoàn toàn có thể làm chủ trong việc trao đổi với khách hàng và đối tác mà không tốn nhiều thời gian.
Doanh nghiệp hợp pháp
Tại Việt Nam, hình thức văn phòng ảo có vẻ chưa phổ biến nhưng hoàn toàn kinh nghiệm thuê văn phòng ảo được pháp luật công nhận. Khi doanh nghiệp đăng ký giấy phép kinh doanh ở địa chỉ văn phòng ảo thì không hề phức tạp. Bởi lẽ, văn phòng ảo được coi là trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản đăng ký đáp ứng hoạt động kinh doanh. Vị trí đặt văn phòng ảo đã được đăng ký với cơ quan chức năng và có người đại diện pháp luật. Vì thế, việc thuê văn phòng ảo là hoàn toàn hợp pháp với pháp luật Việt Nam.
Văn phòng ảo thật sự sẽ mang đến cho công ty những gì mà một công ty hiện đại cần trong năm 2020. Office168 hy vọng với những chia sẻ từ bài viết này, các bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức hữu ích cho sự chọn lựa trong năm 2020 này. Mến chúc các bạn sức khỏe, niềm vui và thành công.